Igor Mann: Come tenere riunioni efficaci?

Igor Mann: Come tenere riunioni efficaci?

Igor Mann su come tenere riunioni in modo redditizio


Printed 2015-05-20

Igor Mann: Riunioni

Come condurre riunioni efficaci? In genere cerco di evitare le riunioni, ma questa è la prima regola per riunioni efficaci: cerca di non organizzarle. Se puoi fare a meno di un incontro, puoi farlo con una chiamata, oppure puoi farlo con una conversazione su skype o semplicemente con la corrispondenza elettronica. Ma se devo partecipare a una riunione, hai due ruoli in cui puoi partecipare alla riunione. Il primo ruolo - sei l'organizzatore, e il secondo - sei un partecipante. Bene, parliamo oggi di essere un organizzatore. Voglio condividere con voi alcuni consigli che vi aiuteranno in caso a rendere più efficace l'incontro.

Innanzitutto, deve avere un'agenda. Si consiglia di dedicare l'incontro a un tema particolare, lo scopo del nostro incontro è entrare in una nuova città. Secondo: prova a invitare le persone per un momento insolito, non alle 17, ma alle 17:15. beh, prometti che l'incontro finirà sicuramente alle otto meno cinque e, di conseguenza, le persone possono uscire di casa in orario. In generale, credo che l'idea peggiore che i dirigenti aziendali possano permettersi sia quella di tenere riunioni fuori orario, cioè fino alle 9 non è necessario che si tenga la riunione; dopo le 18, inoltre, non è necessario tenerli. Durante le ore non lavorative e nei fine settimana per tenere riunioni, beh, anche se solo una sessione strategica.

Avanti: assicurati di avere una persona che conservi il verbale della riunione e, al termine della riunione, devi inviare l'ordine del giorno della riunione, i risultati della riunione, i risultati delle trattative , i risultati dell'incontro a tutti i presenti. E il prossimo incontro deve necessariamente iniziare con il fatto che stiamo tornando a questo protocollo, guarda quali accordi sono stati raggiunti, cosa siamo riusciti a fare. La cosa più importante è ancora una volta, se l'incontro è stato dedicato a una qualsiasi questione, lasciare questo incontro con un piano d'azione chiaro e comprensibile. Sappiamo cosa facciamo, sappiamo quando lo facciamo, sappiamo chi lo fa. E di conseguenza, è molto importante che questo incontro non si trasformi in una perdita di tempo e dopo di che inizi un vero lavoro.

Bene, l'ultimo consiglio che voglio darti, non lo so, lo userai o no, prova a tenere la prossima riunione stando in piedi. È impossibile, assolutamente impossibile essere infondati, versare acqua e solo dire bla bla bla quando si sta in piedi. Tutti provano solo disagio e non appena una persona inizia a versare da vuoto a vuoto, tutti iniziano a guardarlo e parlare, vieni nello specifico, vieni nel merito. Così ha fatto Berlusconi, quando era a capo del primo ministro, era il primo ministro d'Italia. Penso che tu possa provare a fare lo stesso. Un po' una sfida del genere, ma penso che piacerà a tutti, compreso te, perché non ci sarà acqua.

Riassumo: l'incontro deve essere uno strumento efficace, altrimenti le persone faranno come ti ho detto all'inizio, cercheranno di evitarle. Ho evitato riunioni inefficaci perché i miei superiori non potevano organizzarle correttamente. Non essere un tale capo.


© Igor Mann


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